PPU "Ambo".
Wszyscy kontrahenci, choć jest to ta sama firma, zostali wprowadzeni pod różnymi nazwami. Dla komputera tak zróżnicowane nazwy oczywiście powodują, że traktowani są oni jako osobni kontrahenci. Duplikaty w bazie danych mogą spowodować wiele problemów. Przede wszystkim powodują bałagan wśród danych. Zduplikowani kontrahenci powodują również, że wysyła się te same informacje wielokrotnie do tych samych klientów. Funkcja deduplikacji danych umożliwia wyszukiwanie kontrahentów bez względu na to, w jaki sposób zostali zapisani. Służy do tego specjalny algorytm wykorzystujący funkcję sztucznej inteligencji, który bez problemu jest w stanie rozpoznać, że dane przedsiębiorstwo mimo, że znajduje się pod różnymi nazwami jest tym samym kontrahentem.
Q. Czy można wysyłać emaile z OKAY'a?
A. Tak. OKAY CRM może bezpośrednio wysyłać e-maile. Wymagane jest jednak posiadanie jakiegokolwiek skonfigurowanego programu pocztowego.
Q. Czy można drukować etykiety adresowe na listy z OKAY'a?
A. Tak. OKAY CRM jest w stanie wydrukować etykiety tele-adresowe, wymaga to jednak posiadania programu MS Word.
Q. Czy można ograniczyć dostęp do niektórych danych dla innych pracowników?
A. Tak. OKAY CRM 1.3 został wbudowany zaawansowany system haseł i praw dostępu do danych. Każdy użytkownik posiada hasło oraz odpowiedni zestaw uprawnień (do przeglądania, dodawania, modyfikowania oraz kasowania) poszczególnych obiektów bazy danych. Dodatkowo można przydzielać pracowników do odpowiednich grup (np. podział na regiony , podział na działy firmy ) i w zależności od kompetencji danych grup można przydzielać im różne prawa dostępu.
Q. Jak wygląda praca off-line? Co to jest replikacja/synchronizacja danych?
A. Wszyscy użytkownicy systemu mogą utworzyć na swoim komputerze lokalną bazę danych (ściślej tzw. lokalną replikę bazy danych). Stanowi ona dokładne odzwierciedlenie bazy danych, która znajduje się na serwerze (centralnej bazą danych). Posiadając przenośny komputer można korzystać z takiej bazy danych będąc np. w podróży lub poza biurem. Po powrocie do biura użytkownik może zsynchronizować informacje znajdujące się na swojej lokalnej bazie danych z centralną baza danych. Synchronizacja polega na wymianie wszystkich nowych oraz zmienionych informacji w obu bazach danych.
Q. Czy mogę podłączać różnego rodzaju załączniki np. umowy, faktury, oferty? Czy program może przechowywać dokumenty w formie elektronicznej np. zeskanowane rysunki, projekty?
A. Tak. Program może podłączyć dowolne dokumenty w formie elektronicznej. OKAY CRM umożliwia zarówno podłączenie dokumentów w postaci tzw. linku, a więc ścieżki do dokumentu, który znajduje się w wybranym miejscu na dysku, lub osadzenie całego dokumentu w bazie danych. Druga metoda nie jest rekomendowana ze względu na szybki wzrost bazy danych, co może doprowadzić do wolniejszej pracy systemu.
Q. Co to jest Kreator Wdrożenia?
A. Kreator Wdrożenia to specjalny moduł, w który został wyposażony program OKAY CRM, który służy do skonfigurowania systemu w celu szybkiej i efektywnej pracy. Kreator Wdrożenia został wyposażony w wiedzę merytoryczną z zakresu koncepcji Zarządzania Relacjami z Klientami, przykładowe metody konfiguracji oprogramowania i wiele przykładów jak i praktyk z dziedziny CRM.
Q. Czy mogę powrócić do Kreatora Wdrożenia i coś zmienić w ustawieniach?
A. Tak. W każdej chwili można uruchomić Kreator Wdrożenia za pomocą funkcji "Administracja systemem". Aby uruchomić funkcję "Administracja systemem", należy kliknąć na klawisz polecenia "Narzędzia" znajdujący się w oknie Formularza Głównego programu OKAY CRM.
Q. Czy po 15 dniach zginą mi dane, jeżeli nie zarejestruję OKAY'a?
A. Nie. Dane cały czas są przechowywane w lokalnej bazie danych, jednak system nie będzie mógł pracować. Po odblokowaniu systemu po 15 dniach baza danych będzie ponownie widoczna dla użytkownika.
Q. Jak przeanalizować ile czasu poświęciłem danemu klientowi?
A. W celu przeanalizowania ile czasu poświęciliśmy danemu klientowi należy wygenerować raport Historia Aktywności. W kryteriach raportu należy wpisać nazwę kontrahenta, którego dane chcemy przeanalizować a następnie uruchomić opcję generuj raport.
Q. Jak przeanalizować ile kosztowała mnie obsługa danego klienta?
A. W celu przeanalizowania ile kosztowała mnie obsługa danego klienta należy wygenerować raport Historia Aktywności. W kryteriach raportu należy wpisać nazwę kontrahenta, którego dane chcemy przeanalizować a następnie uruchomić opcję generuj raport.
Q. Jak przejść do kolejnej strony raportu? Odnoszę wrażenie, że raport nie wyświetla wszystkich danych. Widzę tylko jeden ekran. Jak przejść do kolejnej strony raportu?
A. W celu przejścia do kolejnej strony raportu, należy za pomocą wskaźnika myszki przejść na dół raportu i kliknąć na strzałkę skierowana w prawo (znajduje się ona w lewym dolnym rogu ekranu).
Q. Czy można tworzyć swoje własne raporty oprócz wbudowanych?
A. Dysponując programem MS Access w wersji 2000, 2002 czyli XP lub 2003, użytkownik może utworzyć dowolne, własne raporty. W celu utworzenia własnych raportów należy zakupić dokumentację bazy danych, która dokładnie opisuje, w jaki sposób zbudowany jest program OKAY CRM oraz jak przechowywane są dane w bazie danych. Cena dokumentacji 99 zł netto.
Q. W jaki sposób w programie identyfikowana jest bieżąca faza projektu?
A. Bieżąca faza projektu jest identyfikowana na podstawie wprowadzonej fazy projektu do ostatniego wpisu do aktywności. Wprowadzając aktywność możemy przyporządkować ją do danego projektu oraz do danej fazy projektu. Bieżąca faza projektu jest identyfikowana na podstawie ostatnio wpisanej aktywności przyporządkowanej do danego projektu i do danej fazy projektu.
Q. Jak zmienić istniejącą bazę danych?
A. W celu zmiany istniejącej bazy danych, należy w formularzu logowania do programu, kliknąć na klawisz polecenia "Zmień bazę danych", po czym należy kliknąć na klawisz polecenia "Znajdź plik do pracy" i wybrać nazwę nowej bazy danych.
Q. Dlaczego po każdej zmianie bazy danych muszę wybierać głównego kontrahenta?
A. Jest to podyktowane strukturą bazy danych i tym, że główny kontrahent nie jest przypisany do bazy danych lecz do użytkownika.
Q. Jak utworzyć dokument korespondencji seryjnej; Jak zrobić mailing / korespondencję seryjną?
A. Dokumenty korespondencji seryjnej, e-mailingu bądź mailingu są powiązane z daną listą kontrahentów. W pierwszej kolejności należy więc utworzyć listę kontrahentów, której dane mają zostać przeniesione do dokumentu korespondencji seryjnej lub mailingu. W tym celu należy posłużyć się poleceniem Listy Formularza Głównego. Po wybraniu kryteriów listy i utworzeniu nowej listy zostaje wyświetlony tzw. Formularz Listy. W dolnej części ekranu znajdują się klawisze poleceń. W celu utworzenia nowego dokumentu korespondencji seryjnej należy kliknąć na klawisz polecenia Utwórz nowy dokument korespondencji seryjnej. Po jego kliknięciu należy wskazać nazwę dokumentu korespondencji seryjnej, który chcemy utworzyć oraz jego lokalizację na dysku. Komputer utworzy automatycznie nowy dokument korespondencji seryjnej, który będzie zawierał łącza, czyli tzw. linki do danych znajdujących się w wygenerowanej liście danych. Po kliknięciu na ikonę <"abc"> programu Word, system dokona automatycznego połączenia danych pomiędzy programem OKAY CRM a utworzonym dokumentem. Później nowo utworzony dokument można otworzyć za pomocą opcji Otwórz utworzony dokument korespondencji seryjnej.
Q. Jak zrobić e-mailing?
A. W celu zrobienia e-mailingu należy zastosować dokładnie te same kroki jak w przypadku utworzenia dokumentu korespondencji seryjnej. Treść dokumentu korespondencji seryjnej można wysłać za pomocą e-maila korzystając z wbudowanych funkcji programu MS Word. W zależności od posiadanej wersji programu MS Word należy skorzystać z opcji Narzędzia, Korespondencja seryjna, a następnie w oknie Korespondencja seryjna wybrać polecenie Łącz, i ustawić opcję tworzenia e-mailingu. Opcja ta spowoduje konieczność wybrania pola, które zawiera nazwę e-maila pod który należy wysłać dany dokument. Za pomocą listy wyboru należy wybrać pole o nazwie "e-mail", następnie kliknąć na klawisz polecenia OK. Spowoduje to wysłanie utworzonego dokumentu korespondencji seryjnej do wszystkich kontrahentów, których adresy e-mail zostały uwidocznione na liście.
Q. Czy w programie można ustawić dla kontrahenta zadania cykliczne (powtarzające się, co określoną ilość dni)?
A. Tak. Za pomocą opcji zadania cykliczne można ustawić zadanie, które będzie się pojawiało co określony, wskazany przez użytkownika czas. W celu ustawienia nowego zadania cyklicznego należy w formularzu kontrahent kliknąć na klawisz polecenia zadania cykliczne, a następnie dodać nowe zadanie cykliczne. Zadania cykliczne definiuje się za pomocą Kreatora Wdrożenia, bądź za pomocą polecenia Definicje/ Kontrahenci-Zadania cykliczne. Po wprowadzeniu daty rozpoczęcia zadania cyklicznego oraz rotacji tego zadania, tudzież ilości dni przed upływem, których dany użytkownik ma zostać poinformowany, program utworzy odpowiednie zadanie wzorcowe. W celu przeglądnięcia, jakie zadania cykliczne mamy do wykonania w danym dniu, należy w Formularzu Głównym kliknąć na klawisz polecenia Moje Zadania Cykliczne. Każde zadanie cykliczne utworzone na liście może zostać zamienione na zwykłe zadanie przez kliknięcie na klawisz polecenia "Utwórz zadanie".
Q. Jak generowana jest data następnego zadania oraz data powiadomienia w zadaniach cyklicznych?
A. Poniższy przykład ilustruje sposób obliczania daty następnego zadania oraz daty powiadomienia. Wprowadziłeś zadanie cykliczne o następujących parametrach: Nazwa zadania: Badanie satysfakcji Rozpocznij od dnia: 01.01.2008 Informuj co "x" dni: 90 Powiadom "x" dni przed: 3 Na podstawie tych danych system obliczy, że zadanie powinno być zrealizowane 31.03.2008 (Data następnego zadania) a wybrana osoba powinna być poinformowana o zadaniu 28.03.2008 (data powiadomienia). Zadanie pojawi się więc na liście "Twoich zadań cyklicznych" najwcześniej 28.03.2008.
Q. Czy podczas importu danych z Outlooka (Excela) system importuje wyłącznie nowe dane?
A. W przypadku importu danych z Outlooka oraz plików Excela z wyjątkiem tzw. płaskich plików Excela, program importuje wyłącznie nowe kontakty. Oznacza to, że jeśli program wykryje, że dany kontrahent już istnieje i powiązany z nim pracownik już został wprowadzony do programu, osoba taka nie zostanie automatycznie dopisana do listy osób kontrahentów.
Q. Co się stanie jeżeli już istnieje kontakt / kontrahent o tej samej nazwie (podaczs importu z Excela / Outlooka)?
A. Osoba taka nie zostanie dopisana do listy osób kontrahenta.
Q. Gdzie odnajdę wzorce plików Excela do importu danych?
A. Wzorce plików Excela do importu danych znajdują się w folderze OKAY CRM 1.3, który jest podfolderem folderu Program Files. W folderze OKAY CRM 1.3 znajduje się folder Templates. W folderze tym znajdują się wszystkie wzorce plików. Przykładowa ścieżka : C:\Program Files\OKAY CRM 1.3\Templates
Q. Przy opcji "Importuje z Outlooka" nie widzę wszystkich kontaktów - dlaczego?
A. Może się zdarzyć, że opcja ta nie zaimportuje wszystkich kontaktów, bowiem OKAY importuje wyłącznie kontakty posiadające przypisaną nazwę kontrahenta oraz nazwisko. Jeżeli nazwa kontrahenta nie jest wskazana lub brak nazwiska kontaktu, OKAY go nie zaimportuje/wyświetli.
Q. Podczas importu danych z Excela pojawia się okno Parametry uzupełniające dane, co mam dalej zrobić? Tego okna nie można zamknąć!
A. Zgadza się. Okna tego nie należy zamykać. Po uzupełnieniu parametrów należy kliknąć na klawisz polecenia "Importuj dane" formularza Import danych z Excela. Okno Parametry zostanie automatycznie zamknięte, jeżeli zamkniemy formularz Import danych z Excela.
Q. Jak długa może być zawartość komórki arkusza Excel z danymi do zaimportowania, do której wprowadzono dane mające być przeniesione do tzw. pól definiowalnych?
A. Maksymalna długość tekstu w komórkach Excela, które mają być zaimportowane do OKAY'a nie może przekraczać 255 znaków.
Q. Po otwarciu aplikacji otrzymuję komunikat o konieczności zainstalowania MS Jet Service Pack Co mam zrobić (Office 2003)?
A. Komunikat ten występuje w przypadku pracy programu OKAY CRM w programie MS Office 2003. Wraz z systemem OKAY CRM dostarczane są Service Packi, m. in. do produktu MS Jet Service Pack 8. w celu zainstalowania Service Packa należy na płycie instalacyjnej otworzyć folder Service Packs, wybrać nazwę właściwego systemu operacyjnego, który jest zainstalowany na danym komputerze oraz jego wersję językową, a następnie postępować zgodnie z instrukcjami pojawiającymi się na ekranie. Można również skorzystać z opcji Microsoft Update, która zainstaluje automatycznie wszystkie konieczne poprawki.
Q. Czy można usunąć kontrahenta, któremu przypisano pracowników, historię kontaktów, zadania lub projekty?
A. Nie. Założeniem systemu CRM jest gromadzenie informacji o kontrahentach a nie ich kasowanie. Jeśli już musimy usunąć firmę z naszej bazy musimy ręcznie wykasować najpierw osoby/historię/zadania/projekty.
Q. Czy funkcja importu emaili działa z Outlook Express?
A. Tak. Funkcja importu emaili działa z wieloma popularnymi programami pocztowymi w tym również z Outlook Express.
Q. Czy funkcja importu emaili działa z Mozilla Thunderbird?
A. Tak. Funkcja importu emaili działa z wieloma popularnymi programami pocztowymi w tym również z Mozilla Thunderbird.
Q. Czy funkcja importu kontaktów działa z Outlook Express?
A. Nie. Funkcja importu kontaktów działa wyłącznie z oprogramowaniem Microsoft Outlook 2000, Microsoft Outlook XP, czyli 2002 oraz MS Outlook 2003. Można natomiast wyeksportować kontakty z Outlooka Express i dalej poprzez plik excelowski zaimportować.
Q. Czy system ma moduł magazynowy?
A. Nie. System OKAY CRM nie jest wyposażony w moduł magazynowy. W wersja 1.3 OKAY CRM jest wyposażony w bazę produktów, dzięki której system będzie mógł generować dokumenty sprzedaży (faktury).
Q. Czy mogę wystawić fakturę z OKAY'a?
A. Tak w wersji 1.3
Q. Kiedy będzie dostępna kolejna wersja OKAYa?
A. Prawdopodobnie w połowie 2009 roku.
Q. Jak wygląda rejestracja OKAY'a?
A. Użytkownik może zarejestrować program OKAY CRM za pomocą czterech różnych metod:
Pierwsza metoda polega na połączeniu się za pomocą przeglądarki internetowej z tzw. serwerem rejestracji. W takim przypadku użytkownik musi wprowadzić numer seryjny znajdujący się na licencji, którą otrzymał wraz z pudełkiem oraz wprowadzić swoje dane tele-adresowe, aby zarejestrować produkt. Cały proces odbywa się automatycznie i trwa kilka sekund.
Druga metoda polega na zarejestrowaniu produktu za pomocą emaila zawierającego dane tele-adresowe użytkownika, numer seryjny programu oraz tzw. Kod Rejestracyjny. Użytkownik otrzyma zwrotnie tzw. kod aktywacyjny umożliwiający rejestrację programu.
Trzecia metoda polega na zarejestrowaniu produktu za pomocą faxa zawierającego dane tele-adresowe użytkownika, numer seryjny programu oraz tzw. Kod Rejestracyjny. Użytkownik otrzyma zwrotnie tzw. kod aktywacyjny umożliwiający rejestrację programu.
Czwarta metoda polega na zarejestrowaniu za pomocą strony www.okaycrm.com na której użytkownik wprowadza swoje dane tele-adresowe, numer seryjny programu oraz tzw. Kod Rejestracyjny.
Q. Czy przewidywana jest rozbudowa systemu? Jakie będą nowe funkcje programu?
A.
Tak. W najbliższym czasie system zostanie rozbudowany o dodatkowe funkcje, m.in. takie jak:
Integracja z popularnymi komunikatorami internetowymi.
Integracja z programami do komunikacji VoIP.
Inne
Q. Kto jest producentem OKAY'a?
A. Producentem programu OKAY CRM jest firma Clix Software.
