Jedną z podstawowych funkcji OKAY CRM jest możliwość gromadzenia szczegółowej historii kontaktów (aktywności) z klientami. Historia kontaktów może dotyczyć wszelkich sfer komunikacji pomiędzy naszą firmą a kontrahentami. Może ona zarówno dotyczyć tego, co się dzieje się przed rozpoczęciem współpracy (sprzedaż i marketing), w trakcie współpracy (realizacja zamówień) oraz serwisu i wsparcia posprzedażnego. Na historię kontaktów składają się tzw. aktywności (spotkania, telefony, emaile, płatności, dostawy itd.).
Każda aktywność może być zarejestrowana w systemie. Poza oczywistymi danymi takimi jak rodzaj aktywności (np. telefon, spotkanie, email, płatność), jej data i opis, istnieje możliwość wprowadzenia danych nt. kosztu aktywności (np. wyjazdu do klienta) oraz czasu jej trwania (np. czasu naprawy serwisowej). Gromadzenie tych informacji umożliwia ocenę kosztów obsługi klienta oraz nakładów poniesionych na jego pozyskanie lub przygotowanie zestawień przepracowanego czasu na rzecz klienta będącego podstawą do wystawienia faktury.
Uczestników (np. osoby biorące udział w spotkaniu z kontrahentem),
Dokumenty w formie elektronicznej (np. notatki ze spotkań, protokoły, podpisane umowy, wysłane oferty, zeskanowane faksy itp.),
Szersze komentarze dokładniej opisujące aktywność
Informacje nt. wymienionych materiałów, prezentów, materiałów marketingowych, próbek produktów itp.
