OKAY CRM umożliwia gromadzenie informacji zarówno na temat klientów,
dostawców, partnerów, konkurentów czy też podwykonawców. Kontrahentami mogą
być również konsumenci indywidualni (lub ich rodziny). Wiedza na ich temat może
obejmować informacje tele-adresowe (w tym możliwość wprowadzania wielu adresów (
lokalizacji) dla danego kontrahenta), branżę, typ, status, numer identyfikacyjny
nadawany przez system, nr NIP, opiekuna kontrahenta (pracownik odpowiedzialny
za kontrahenta).
Każdy kontrahent może być przyporządkowany do nieograniczonej ilości definiowalnych grup (np. grupa klientów o terminie płatności 21 dni, grupa klientów typu VIP, grupa trudnych klientów itp.), powtarzalnych zadań, które powinny zostać zrealizowane wobec kontrahenta oraz relacji w stosunku do innych kontrahentów wprowadzonych do systemu (konkurentów, dostawców, partnerów, podwykonawców, pośredników, dealerów itp.). Grupowanie i klasyfikacja mogą być wykorzystane w tworzeniu list kontrahentów, przydatnych przy: korespondencji seryjnej (np. przy wysyłaniu tej samej informacji do pewnej grupy firm, przygotowaniu mailingu i tworzeniu etykiet tele-adresowych do mailingów oraz przy tworzeniu e-mailingów).
Użytkownik może zdefiniować samodzielnie bardzo wiele słowników, dostosowując tym samym program do swoich potrzeb. Słownik można modyfikować niemal w każdej chwili pracy z programem. Dużą elastyczność OKAY CRM zawdzięcza możliwości definiowania własnych pól związanych z kontrahentami, osobami, aktywnościami oraz projektami. Użytkownik może zdefiniować do 12 pól dla każdego z wymienionych powyżej obiektów, w których można magazynować dodatkowe informacje.
Z każdym kontrahentem można powiązać również informacje nt.:
Pracowników (członków rodziny)
Historii kontaktów
Zadań - zrealizowanych oraz planowanych wobec danego kontrahenta
