OKAY CRMto niezwykle prosty, intuicyjny i czytelny system do zarządzania relacjami z klientami - jego użytkowania można się nauczyć w pół godziny! Proste i przejrzyste formularze gwarantują wygodną pracę oraz szybkie odnalezienie potrzebnych informacji lub funkcji.
Jednym kliknięciem myszki użytkownik może dotrzeć do wszystkich wprowadzonych do systemu kontrahentów, osób, zadań, historii kontaktów, projektów lub zdefiniowanych list kontrahentów. Specjalne okno wyszukiwania służy do szybkiego odnalezienia poszukiwanego kontrahenta, osoby, projektu, historii kontaktów, list i zadań. Na znalezienie odpowiedniego zapisu potrzebujesz najwyżej 2 sekund! Użytkownik może przeglądać wszystkie zapisy wprowadzone do systemu lub wyłącznie "swoje" wpisy. Dane można w błyskawiczny sposób filtrować ograniczając zakres wyświetlonych informacji wyłącznie do interesujących nas zapisów (np. Klientów, z Myślenic, obsługiwanych przez p. Wolańskiego, posortowanych rosnąco).
Kliknięcie myszką na numer telefonu lub adres email powoduje automatyczne uruchomienie okna programu AutoDial do wybierania numerów telefonów przez modem lub okna nowej wiadomości email programu MS Outlook
System został również wyposażony w ikony skrótów, dzięki czemu jednym kliknięciem myszki można utworzyć nowego kontrahenta, dodać nowy kontakt, aktywność, zadanie lub projekt. Dodatkowo użytkownik może zdefiniować listę najczęściej wykorzystywanych opisów aktywności i zadań, dzięki czemu nie będzie ich musiał wprowadzać z klawiatury (po prostu wybiera je kliknięciem myszki z rozwijanej listy).
Istnieje również możliwość powiązania wybieranego typu kontaktu (np. spotkanie, telefon, e-mial) z jego szacunkowym kosztem i czasem trwania. To umożliwia szybsze wprowadzania danych (wybierając typ kontaktu komputer automatycznie wypełni pola koszt i czas aktywności).
Skróty do zdefiniowanych aktywności - to opcja, która zdecydowanie przyspiesza wprowadzenie historii kontaktów. Dwoma kliknięciami myszy można uzupełnić wpis nowej aktywności o typ kontaktu, czas, koszt, rodzaj projektu i opis. Użytkownik może zdefiniować nieograniczoną liczbę skrótów, dzięki którym będzie mógł przyspieszyć swoją pracę.
W systemie OKAY CRM istnieje możliwość zautomatyzowania pewnych czynności. Jedną z nich jest automatyczne utworzenie zadania na podstawie wcześniej zrealizowanego zadania. Przeanalizujmy poniższy przykład aby zrozumieć ideę zadań następujących po sobie: załóżmy, że użytkownik otrzymał zadanie "umów się na spotkanie z kontrahentem X". Po wykonaniu zadania (zaznaczeniu opcji "Zakończone" formularza "Zadania"), system automatycznie utworzy aktywność "Zrealizowano: umów się na spotkanie z kontrahentem X". Jest logicznym, iż po umówieniu się na spotkanie, kolejną czynnością jaką powinien zrobić użytkownik jest utworzenie kolejnego zadania zatytułowanego "Spotkanie z kontrahentem X". Przedstawia to poniższa sekwencja czynności:
Zadanie: umów się na spotkanie z kontrahentem X
Aktywność: Zrealizowano: umów się na spotkanie z kontrahentem X
Zadanie: Spotkanie z kontrahentem X
W OKAY CRM można zdefiniować tzw. zadanie następujące. Oznacza to, że w przypadku zaznaczenie danego zadania jako "Zrealizowanego" system nie tylko utworzy nową aktywność (o treści "zrealizowano zadanie"), ale również utworzy i wyświetli kolejne zadanie
