Lista to zbiór parametrów filtrowania (wyszukiwania) kontrahentów (i nazwisk) mających spełniać określone warunki np.:
wszystkie firmy z regionu południowego należące do grupy VIP
wszystkie firmy z Krakowa należące do branży "Chemia"
wszystkie firmy, którym przyporządkowano program lojalnościowy "wysyłka kartek świątecznych", itd.
Listy mogą być przydatne przy:
tworzeniu korespondencji seryjnej, np. przy wysyłaniu tej samej oferty do pewnej grupy firm,
przygotowaniu mailingu i tworzeniu etykiet adresowych do tych mailingów,
tworzeniu e-mailingów.
exporcie wybranych danych do arkuszy programu MS Excel
Parametry, które opisują listę to kryteria służące do zawężenia ilości firm, które mają znaleźć się na liście. Do kryteriów tych należą między innymi takie elementy jak: typ kontrahenta, branża kontrahenta, region w którym działa kontrahent, grupa do której należy kontrahent oraz wiele innych.
W systemie istnieje możliwość zdefiniowania dowolnej liczby list potencjalnych klientów. Każda lista posiada nazwę, właściciela oraz datę utworzenia. Lista tworzona jest w oparciu o wprowadzonych do systemu kontrahentów oraz, już wspomniane, parametry. Listy mają charakter dynamiczny. Oznacza to, że system zapisuje jedynie parametry listy oraz wyniki ostatniej utworzonej listy. W momencie, kiedy generujemy nową listę jest ona tworzona na nowo na podstawie danych wprowadzonych do systemu.
Wyniki ostatniej wygenerowanej listy są przechowywane w bazie danych bieżącego użytkownika systemu. W praktyce oznacza to, że każdy z użytkowników może wygenerować dla siebie listę i z niej korzystać, a nawet modyfikować jej wyniki na swoje potrzeby. Wygenerowanie listy przez innego użytkownika nie powoduje zmian wśród wyników listy wygenerowanych przez innych użytkowników. Jest to konsekwencją przechowywania wyników listy w lokalnej bazie danych danego użytkownika (a nie na serwerze bazy danych).
Listy mogą być tworzone również w oparciu o wartości wprowadzone w polach definiowalnych (kontrahenta) oraz warunki logiczne typu "lub" oraz "i" np. Wyświetl wszystkich kontrahentów z Warszawy i Katowic należących do grupy "Klient kluczowy" lub do grupy "Potencjalny klient kluczowy".
Do wszystkich kontrahentów z wygenerowanej listy można automatycznie przyporządkować aktywność, zadanie, projekt lub przypisać ich do określonej grupy.
Wygenerowana lista kontrahentów może być wyeksportowana (oczywiście w ramach posiadanych uprawnień) do wielu różnych formatów np. HTML, XLS, RTF, TXT czy XML.
W najnowszej wersji OKAY CRM funkcja emailingów może być realizowana bezpośrednio z formularza listy. Wersja ta została uzupełniona o własny edytor emailingów umożliwiający korzystanie z bazy wzorcowych emaili, automatyczne wprowadzanie danych do historii kontaktów oraz dołączanie do 3 załączników do wysyłanej wiadomości email.
