Wymagania sprzętowe, programowe, środowisko, pracy, ograniczenia

1. Jakie wymagania sprzętowe są potrzebne?
   Aby korzystać z oprogramowania OKAY CRM nie są potrzebne jakieś specjalne wymagania sprzętowe. Wystarczy zwykły komputer, na którym pracuje oprogramowanie typu MS Office. Zaleca się jednak, aby był to komputer co najmniej klasy Pentium IV 1 GHz i posiadał co najmniej 1 Gb pamięci.
2. Jakie są wymagania programowe?
   Jedynym wymaganiem programowym jest posiadanie systemu operacyjnego firmy Microsoft takiego jak Windows XP, Windows Vista, Windows 7. W celu używania wszystkich opcji programu zaleca się posiadanie zainstalowanego pakietu MS Office Standard wraz ze skonfigurowanym programem pocztowym (np. MS Outlook, Outlook Express, Thunderbird) oraz posiadanie przeglądarki internetowej Internet Explorer.
3. Czy program będzie działał na komputerze, na którym nie zainstalowano programu MS Office?
   Tak, jednak nie wszystkie opcje programu będą dostępne (Np. komunikacja z MS Outlook czy MS Excelem).
4. Ile potrzeba miejsca na twardym dysku?
   Zaleca się posiadanie co najmniej 700 MB wolnego miejsca na twardym dysku komputera, na którym będzie instalowany program OKAY CRM.
5. Jak duża może być baza danych (ile firm, ile miejsca)?
   Maksymalnie baza danych może mieć 2 GB. Oznacza to posiadanie co najmniej 100 000 kontrahentów wraz z ich roczną historią kontaktów.
6. Z jakiej bazy danych korzysta program OKAY?
   Program wykorzystuje silnik bazy danych Microsoft Jet 4.0 (który standardowo jest częścią Windows'a) lub MS SQL a obecnie pracujemy również nad MySQL. W przypadku standardowej wersji (korzystającej z silnika Jet 4.0) użytkownik nic nie musi dodatkowo instalować.

Licencje i upgrady, ceny, usługi dodatkowe

1. Jaka jest cena 1 licencji systemu OKAY CRM?
   690 PLN Netto.
2. Jak licencjonowany jest OKAY CRM?
   Kupując jedno opakowanie/licencję programu OKAY CRM użytkownik ma prawo do jego instalacji i prawo użytkowania na jednym komputerze. Użytkownik ma również prawo do zakupu kolejnych licencji poprzez zakup kolejnych paczek lub licencji z numerem seryjnym.
3. Czy licencja jest bezterminowa?
   Licencja na program OKAY CRM jest bezterminowa.
4. Czy cena licencji to opłata jednorazowa?
   Tak. Cena licencji jest opłatą jednorazową.
5. Co z up grade'ami?
   Firma Clix Software planuje emisję co najmniej dwóch upgrade'ów oprogramowania w ciągu roku. Legalni użytkownicy oprogramowania mają prawo do upustu wynoszącego 50 % przy zakupie przyszłej wersji.
6. Czy Updaty są płatne?
   Updaty wynikające z usunięcia w oprogramowaniu drobnych błędów są darmowe. Clix Software przesyła Klientom informacje o dostępności e-mailem.
7. Jak wygląda licencja?
   W pudełku użytkownik otrzymuje pełny tekst licencji oprogramowania OKAY CRM. Tekst licencji oprogramowania OKAY CRM można również zobaczyć na stronie www.okaycrm.com w zakładce Sklep
8. Ile kosztuje wdrożenie?
   W zależności od zakresu wdrożenia cena waha się od kilkuset złotych za szkolenie do kilku tysięcy złotych za usługi doradczo-wdrożeniowe. Pełny cennik usług doradczych i wdrożeniowych znajduje się na stronie http://www.okaycrm.com/pl_uslugi.html
9. Czy mogę dokupić dodatkowe licencje?
   Tak. Dodatkowe licencje można dokupić przez zakup dodatkowych pudełek z oprogramowaniem OKAY CRM.
10. Jak mogę uzyskać wsparcie techniczne?
    Wsparcie techniczne możesz uzyskać rejestrując swoje pytanie lub problem na naszej stronie internetowej w zakładce "Wsparcie". Oferujemy również zdalną pomoc techniczną wykorzystując technologię zdalnego pulpitu i zdalnej kontroli. Dzięki rozwiązaniu BeamYourScreen szybko i profesjonalnie obsługujemy zgłoszenia serwisowe i udzielamy wsparcia online.

Funkcjonalność, obsługa systemu

1. Czy program może pracować w sieci lokalnej?
   Tak. Nie ma żadnych przeciwwskazań żeby system pracował w sieci lokalnej (LAN). Na systemie może pracować kilku użytkowników jednocześnie, korzystając z tych samych informacji.
2. Czy kilku użytkowników w tym samym czasie może pracować równocześnie na tych samych danych?
   Tak, nie można jedynie edytować tego samego rekordu w tym samym czasie. Oznacza to, że jeżeli dana osoba edytuje rekord danego kontrahenta, inna osoba może go jedynie przeglądać. Nie dotyczy to oczywiście informacji powiązanych. Jeżeli więc ktoś edytuje rekord kontrahenta X a inna osoba w tym samym czasie może edytować pracowników tego samego kontrahenta.
3. Czy możliwy jest import danych z innych systemów? Np. księgowych, magazynowych?
   Program OKAY CRM może importować dane za pomocą programu MS Excel. Jeżeli więc system finansowo-księgowy umożliwia wyeksportowanie danych do programu MS Excel lub do formatu, który jest czytany przez program MS Excel (np. *.dbf), system OKAY CRM może odczytać i zaimportować tego typu dane. Dodatkowo OKAY CRM może importować dane kontrahentów z systemów z którymi jest zintegrowany.
4. Czy program współpracuje z innymi programami np. księgowymi, magazynowymi?
   Tak. OKAY CRM 2.0 umożliwia współpracę z wieloma systemami wspomagającymi zarządzanie przedsiębiorstwem (CDN Optima, WF-Mag, SubiektGT oraz z innymi na życzenie). Dzięki integracji, OKAY CRM może zaimportować bazę kontrahentów z zewnętrznej bazy danych oraz podglądać informacje nt. wystawionych faktur, ich płatności, sprzedanych produktów do kontrahenta czy też bieżące stany magazynowe.
5. Co to jest deduplikacja danych?
   Deduplikacja danych polega na wyszukaniu oraz usunięciu kontrahentów, którzy zostali wielokrotnie wpisani do tej samej bazy danych. Często zdarza się, że użytkownicy wprowadzają tych samych kontrahentów pod różnymi nazwami. Np.:
   
   - Przedsiębiorstwo Produkcyjno Usługowe Ambo,
   - Ambo Sp. z o.o.,
   - "Ambo" Przedsiębiorstwo,
   - PPU "Ambo".
   
   Wszyscy kontrahenci, choć jest to ta sama firma, zostali wprowadzeni pod różnymi nazwami. Dla komputera tak zróżnicowane nazwy oczywiście powodują, że traktowani są oni jako osobni kontrahenci. Duplikaty w bazie danych mogą spowodować wiele problemów. Przede wszystkim powodują bałagan wśród danych. Zduplikowani kontrahenci powodują również, że wysyła się te same informacje wielokrotnie do tych samych klientów. Funkcja deduplikacji danych umożliwia wyszukiwanie kontrahentów bez względu na to, w jaki sposób zostali zapisani. Służy do tego specjalny algorytm wykorzystujący funkcję sztucznej inteligencji, który bez problemu jest w stanie rozpoznać, że dane przedsiębiorstwo mimo, że znajduje się pod różnymi nazwami jest tym samym kontrahentem.
6. Czy można wysyłać emaile z OKAY'a?
   Tak. OKAY CRM może bezpośrednio wysyłać e-maile. Wymagane jest jednak posiadanie jakiegokolwiek skonfigurowanego programu pocztowego. OKAY CRM został przetestowany z MS Outlookiem, Outlookiem Expressem, Thunderbirdem.
7. Czy można drukować etykiety adresowe na listy z OKAY'a?
   Tak. OKAY CRM jest w stanie wydrukować etykiety tele-adresowe, wymaga to jednak posiadania programu MS Word.
8. Czy można ograniczyć dostęp do niektórych danych dla innych pracowników?
   Tak. OKAY CRM 2.0 został wbudowany zaawansowany system haseł i praw dostępu do danych. Każdy użytkownik posiada hasło oraz odpowiedni zestaw uprawnień (do przeglądania, dodawania, modyfikowania oraz kasowania) poszczególnych obiektów bazy danych. Dodatkowo można przydzielać pracowników do odpowiednich grup (np. podział na regiony , podział na działy firmy ) i w zależności od kompetencji danych grup można przydzielać im różne prawa dostępu.
9. Jak wygląda praca off-line? Co to jest replikacja/synchronizacja danych?
   Wszyscy użytkownicy systemu mogą utworzyć na swoim komputerze lokalną bazę danych (ściślej tzw. lokalną replikę bazy danych). Stanowi ona dokładne odzwierciedlenie bazy danych, która znajduje się na serwerze (centralnej bazą danych). Posiadając przenośny komputer można korzystać z takiej bazy danych będąc np. w podróży lub poza biurem. Po powrocie do biura użytkownik może zsynchronizować informacje znajdujące się na swojej lokalnej bazie danych z centralną baza danych. Synchronizacja polega na wymianie wszystkich nowych oraz zmienionych informacji w obu bazach danych.
10. Czy mogę podłączać różnego rodzaju załączniki np. umowy, faktury, oferty? Czy program może przechowywać dokumenty w formie elektronicznej np. zeskanowane rysunki, projekty?
    Tak. Program może podłączyć dowolne dokumenty w formie elektronicznej. OKAY CRM umożliwia zarówno podłączenie dokumentów w postaci tzw. linku, a więc ścieżki do dokumentu, który znajduje się w wybranym miejscu na dysku, lub osadzenie całego dokumentu w bazie danych.
11. Co to jest Kreator Wdrożenia?
    Kreator Wdrożenia to specjalny moduł, w który został wyposażony program OKAY CRM, który służy do skonfigurowania systemu w celu szybkiej i efektywnej pracy. Kreator Wdrożenia został wyposażony w wiedzę merytoryczną z zakresu koncepcji Zarządzania Relacjami z Klientami, przykładowe metody konfiguracji oprogramowania i wiele przykładów jak i praktyk z dziedziny CRM.
12. Czy mogę powrócić do Kreatora Wdrożenia i coś zmienić w ustawieniach?
    Tak. W każdej chwili można uruchomić Kreator Wdrożenia za pomocą funkcji "Administracja", która znajduje się na pasku górnego menu.
13. Czy po 15 dniach zginą mi dane, jeżeli nie zarejestruję OKAY'a?
    Nie. Dane cały czas są przechowywane w lokalnej bazie danych, jednak system nie będzie mógł pracować. Po odblokowaniu systemu po 15 dniach baza danych będzie ponownie widoczna dla użytkownika.
14. Jak przeanalizować ile czasu poświęciłem danemu klientowi?
    W celu przeanalizowania ile czasu poświęciliśmy danemu klientowi należy wygenerować raport Historia Aktywności. W kryteriach raportu należy wpisać nazwę kontrahenta, którego dane chcemy przeanalizować a następnie uruchomić opcję Wykonaj.
15. Jak przeanalizować ile kosztowała mnie obsługa danego klienta?
    W celu przeanalizowania ile kosztowała mnie obsługa danego klienta należy wygenerować raport Historia Aktywności. W kryteriach raportu należy wpisać nazwę kontrahenta, którego dane chcemy przeanalizować a następnie uruchomić opcję Wykonaj.
16. Czy można tworzyć swoje własne raporty oprócz wbudowanych?
    Tak, OKAY CRM 2.0 został wyposażony w unikalną funkcjonalność QQuery, która oparta jest o sztuczną inteligencję. Q rozumie polecenia wprowadzane w języku naturalnym bez względu na formę odmiany oraz użytą gramatykę. Oczywiście polecenia powinny być wprowadzane w oparciu o kilka zasad, ale w ten sposób możemy uzyskać gigantyczną liczbę raportów.
17. W jaki sposób w programie identyfikowana jest bieżąca faza projektu?
    Bieżąca faza projektu jest identyfikowana na podstawie wprowadzonej fazy projektu do ostatniego wpisu do historii. Wprowadzając historię możemy przyporządkować ją do danego projektu oraz do danej fazy projektu.
18. Jak zmienić istniejącą bazę danych?
    W celu zmiany istniejącej bazy danych, należy w formularzu logowania do programu, kliknąć na klawisz polecenia "Otwórz inną bazę danych", po czym należy kliknąć na klawisz polecenia "Baza danych" w menu głównym programu i wybrać nazwę nowej bazy danych.
19. Jak utworzyć dokument korespondencji seryjnej; Jak zrobić mailing / korespondencję seryjną?
    Dokumenty korespondencji seryjnej, e-mailingu bądź mailingu są powiązane z daną listą kontrahentów. W pierwszej kolejności należy więc utworzyć listę kontrahentów, której dane mają zostać przeniesione do dokumentu korespondencji seryjnej lub mailingu. W tym celu należy posłużyć się poleceniem Listy Formularza Głównego. Po wybraniu kryteriów listy i utworzeniu nowej listy zostaje wyświetlony tzw. Formularz Listy. W dolnej części ekranu znajdują się klawisze poleceń. W celu utworzenia nowego dokumentu korespondencji seryjnej należy kliknąć na klawisz polecenia Utwórz nowy dokument korespondencji seryjnej. Po jego kliknięciu należy wskazać nazwę dokumentu korespondencji seryjnej, który chcemy utworzyć oraz jego lokalizację na dysku. Komputer utworzy automatycznie nowy dokument korespondencji seryjnej, który będzie zawierał łącza, czyli tzw. linki do danych znajdujących się w wygenerowanej liście danych. Po kliknięciu na ikonę <"abc"> programu Word, system dokona automatycznego połączenia danych pomiędzy programem OKAY CRM a utworzonym dokumentem. Później nowo utworzony dokument można otworzyć za pomocą opcji Otwórz utworzony dokument korespondencji seryjnej.
20. Jak zrobić e-mailing?
    W celu zrobienia e-mailingu należy zastosować dokładnie te same kroki jak w przypadku utworzenia dokumentu korespondencji seryjnej. Z tymże po wygenerowaniu właściwej listy kontrahentów/osób należy wybrać w dolnej części ekranu opcję Email.
21. Czy w programie można ustawić dla kontrahenta zadania cykliczne (powtarzające się, co określoną ilość dni)?
    Tak. Dodając nowe zadanie dla kontrahenta istnieje możliwość zaznaczenia opcji "Ustaw jako cykliczne" oraz wskazania ilości dni oraz liczby powtórzeń.
22. Czy podczas importu danych z Outlooka (Excela) system importuje wyłącznie nowe dane?
    W przypadku importu danych z Outlooka oraz plików Excela, program importuje wyłącznie nowe kontakty. Oznacza to, że jeśli program wykryje, że dany kontrahent już istnieje i powiązany z nim pracownik już został wprowadzony do programu, osoba taka nie zostanie automatycznie dopisana do listy osób kontrahentów.
23. Co się stanie jeżeli już istnieje kontakt / kontrahent o tej samej nazwie (podaczs importu z Excela / Outlooka)?
    Osoba taka nie zostanie dopisana do listy osób kontrahenta.
24. Czy OKAY CRM 2.0 wykorzystuje jakiś wzorzec excelowski do importu danych?
    Nie, nie ma znaczenia układ kolumn. Przed dokonaniem importu OKAY CRM 2.0 poprosi o wskazanie, co w której kolumnie przechowujesz.
25. Przy opcji "Importuje z Outlooka" nie widzę wszystkich kontaktów - dlaczego?
    Może się zdarzyć, że opcja ta nie zaimportuje wszystkich kontaktów, bowiem OKAY importuje wyłącznie kontakty posiadające przypisaną nazwę kontrahenta oraz nazwisko. Jeżeli nazwa kontrahenta nie jest wskazana lub brak nazwiska kontaktu, OKAY go nie zaimportuje/wyświetli.
26. Jak długa może być zawartość komórki arkusza Excel z danymi do zaimportowania, do której wprowadzono dane mające być przeniesione do tzw. pól definiowalnych?
    Maksymalna długość tekstu w komórkach Excela, które mają być zaimportowane do OKAY'a nie może przekraczać 255 znaków.
27. Czy można usunąć kontrahenta, któremu przypisano pracowników, historię kontaktów, zadania lub projekty?
    Można, ale trzeba pamiętać, że jest to nie zalecane i jest to operacja nieodwracalna.
28. Czy funkcja importu emaili działa z Outlook Express, MS Outlook, Thunderbird?
    Tak. Funkcja importu emaili działa z wieloma popularnymi programami pocztowymi.
29. Czy funkcja importu kontaktów działa z Outlook Express?
    Nie. Funkcja importu kontaktów działa wyłącznie z oprogramowaniem Microsoft Outlook. Można natomiast wyeksportować kontakty z Outlooka Express i dalej poprzez plik excelowski zaimportować.
30. Czy system ma moduł magazynowy?
    Nie. System OKAY CRM nie jest wyposażony w moduł magazynowy. OKAY CRM 2.0 jest wyposażony w bazę produktów, dzięki której system będzie mógł generować dokumenty sprzedaży (faktury).
31. Czy mogę wystawić fakturę VAT lub ProFormę z OKAY'a?
    Tak.
32. Kiedy będzie dostępna kolejna wersja OKAYa?
    Na dzień dzisiejszy oferujemy najnowszy program OKAY CRM 2.0
33. Jak wygląda rejestracja OKAY'a?
    Użytkownik może zarejestrować program OKAY CRM za pomocą dwóch metod:
    
    - Pierwsza metoda polega na połączeniu się za pomocą opcji „Rejestracja programu OKAY CRM” w menu Administracja w głównym menu programu. W takim przypadku użytkownik musi wprowadzić numer seryjny znajdujący się na licencji, oraz wprowadzić swoje dane tele-adresowe, aby zarejestrować produkt. Cały proces odbywa się automatycznie i trwa kilka sekund.
    - Druga metoda polega na zarejestrowaniu za pomocą strony www.okaycrm.com na której użytkownik wprowadza swoje dane tele-adresowe, numer seryjny programu oraz tzw. Kod Rejestracyjny.

Inne

1. Kto jest producentem OKAY'a?
   Producentem programu OKAY CRM 2.0 jest firma Clix Software.