Jedną z najbardziej zaawansowanych funkcji OKAY CRM jest możliwość definiowania projektów oraz przyporządkowania poszczególnych aktywności do projektów. Projekt to zdefiniowany ciąg zdarzeń, mający, doprowadzić nas do określonego celu (np. sprzedaży, realizacji zamówienia czy też naprawy serwisowej). Może on posiadać swoją strukturę - składać się z faz (np. analiza potrzeb klienta, demonstracja produktu, złożenie oferty, negocjacje umowy, podpisanie umowy). Projekty grupują aktywności z kontrahentami i umożliwiają błyskawiczną ocenę realizacji poszczególnych spraw (oceny na jakiem etapie znajduje się projekt danego klienta).
Przyporządkowując aktywność do danego projektu wybieramy rodzaj projektu (np. Sprzedaż, Naprawa Serwisowa, Realizacja Zamówienia) oraz bieżącą fazę projektu (w systemie nie istnieją żadne ograniczenia co do definicji ilości i faz projektów, ilości jednocześnie otwartych projektów, czy też zdefiniowanych projektów). Takie możliwości powodują, ogromną elastyczność w późniejszej analizie bieżącej działalności. Za pomocą raportów można np. analizować ilość przyjętych reklamacji, rozpoczętych sprzedaży czy zrealizowanych dostaw, nie wspominając już o możliwości analizy postępu ich realizacji, kosztów czy też zasobów czasowych niezbędnych do ich wykonania.
W oparciu o listę produktów projektu, system może wygenerować Fakturę VAT lub Fakturę VAT Pro Forma. Wygenerowany dokument może być wydrukowany i wprowadzony do rejestru sprzedaży VAT.
Nowe aktywności można dodawać (również edytować je i kasować) bezpośrednio z formularza otwartego projektu. Można to uczynić za pomocą zakładki "Historia" lub "Fazy". W przypadku wyboru drugiej metody, po kliknięciu na zakładkę system wyświetli listę dostępnych faz projektu oraz zaznaczy w jakiej bieżącej fazie znajduje się projekt. Po kliknięciu na nazwę wybranej fazy system utworzy nową aktywność automatycznie uzupełniając pola Rodzaj projektu, Nazwa projektu oraz Faza projektu.
